Der erste Mitarbeiter – Worauf achten?

Sie haben ein Unternehmen gegründet und möchten Ihren ersten Mitarbeiter einstellen. Zunächst ist es wichtig, dass Sie jemanden finden, der für die Arbeit fachlich qualifiziert ist und der darüber hinaus menschlich zu Ihnen passt. Haben Sie einen oder mehrere Mitarbeiter gefunden, die in das von Ihnen gesuchte Profil passen, gehört es zu Ihren Aufgaben, für eine korrekte Lohnabrechnung zu sorgen. Dabei handelt es sich um einen Bereich der Buchhaltung, in dem Sie sich ein hohes Maß an Wissen aneignen müssen. Gerade für einen jungen Unternehmer kann dies schwierig sein: Sie haben viel zu tun mit dem Aufbau Ihres Unternehmens und mit den Produkten und Dienstleistungen, die Sie anbieten möchten. Für die Einstellung eines Buchhalters fehlt in den ersten Monaten oder Jahren der Selbstständigkeit oftmals das Geld. Außerdem ist dies bei der Beschäftigung von wenigen Mitarbeitern gar nicht notwendig. Es wäre zu wenig zu tun, Sie könnten die Aufgabe mit hoher Wahrscheinlichkeit gar nicht ausfüllen. Wenn Sie sich nicht selbst um die Lohnabrechnung kümmern möchten, können Sie sich für ein Outsourcing entscheiden und einen externen Dienstleister mit der Übernahme dieser Aufgabe beauftragen.

Lohnabrechnung an einen externen Dienstleister vergeben

Sie sind verpflichtet, einmal im Monat eine aktuelle Lohnabrechnung zu erstellen. Dabei müssen Sie sich an die gesetzlichen Vorgaben und Regeln halten. Wenn Ihnen Fehler unterlaufen, kann das Konsequenzen haben. Möchten Sie keinen Buchhalter beschäftigen, müssen Sie sich selbst um die Abrechnung können. Wenn Sie sich entscheiden, die Abrechnung auszulagern, erfolgt die Berechnung von Löhnen und Gehältern nach den gerade geltenden Vorgaben. Darüber hinaus gibt es weitere Vorteile:

  •  Sie können sich auf Ihr Tagesgeschäft konzentrieren und brauchen für die Abrechnung keine zusätzliche Zeit
  •  Neue gesetzliche Vorgaben werden automatisch eingearbeitet
  • Passen Sie die Optik der Abrechnung an das Logo oder Design Ihres Unternehmens an
  • Das Outsourcing kann auch für einen einzigen Mitarbeiter erfolgen
  • Jede Abrechnung wird professionell und konform für die Anforderungen des Finanzamtes erstellt

Wenn Sie sich auf Ihre eigentlichen Aufgaben wie die Entwicklung Ihres Business, die Betreuung Ihrer Kunden und die weiteren Bereiche Ihres Tagesgeschäfts konzentrieren möchten, ist das Outsourcing der Lohnabrechnung empfehlenswert. Diese Empfehlung gilt auch dann, wenn Sie nur einen einzigen Mitarbeiter beschäftigen.

Die Tücken der Lohnabrechnung

Im Kontext mit der Lohnabrechnung können viele Fehler passieren. Dies beginnt bereits bei der Form, bei der Sie gewisse Vorgaben einhalten müssen. Sollte die Lohnabrechnung formal fehlerhaft sein, bekommt Ihr Mitarbeiter dies vielleicht zunächst gar nicht mit. In der Regel haben die Mitarbeiter diesbezüglich nur geringe Kenntnisse. Sie müssen die Lohnabrechnungen für Ihre Mitarbeiter jedoch beim Finanzamt einreichen. Wenn Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben gegenüberstellen, gelten die Lohnabrechnungen für Sie als Ausgabe. Sollten Ihnen Fehler in der Form oder in der Abrechnung selbst unterlaufen sein, kann dies mit Strafen belegt werden. Dies verhindern Sie, indem Sie alle Vorgaben kennen oder die Abrechnung an einen externen Dienstleister auslagern und so grobe Fehler von vornherein vermeiden.