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Property Management – was darf man sich darunter vorstellen?

Wer Eigentümer einer Immobilie ist, muss sich in diesem Zusammenhang mit vielen unterschiedlichen Aspekten auseinandersetzen, um sicherstellen zu können, dass die Immobilie über die Jahre hinweg nicht an Wert verliert und, dass sie den gewünschten Profit bringt, ohne Einbußen durch beispielsweise nicht zahlende Mieter zu haben.

Oft nehmen die damit im Zusammenhang stehenden Aufgabenfelder viel Zeit in Anspruch, zumal sie nicht selten mit viel Fachwissen einhergehen, über das längst nicht jeder Eigentümer verfügt. Aus diesem Grund vertrauen viele Eigentümer in das sogenannte „Property Management“, das sich mit der Verwaltung und der Betreuung von Objekten beschäftigt. Doch was ist Property Management? Was kann man sich genau darunter vorstellen? Inwiefern profitieren Eigentümer von einem Property Management und welche Aufgaben übernehmen Property Manager?

Übersicht

Das ist Property Management

Die Immobilienbranche stellt ein sehr großes und umfangreiches Gebiet mit vielen gesetzlichen Grundlagen und Fachausdrücken dar, weshalb es für Eigentümer einer Immobilie eine wichtige Rolle spielt, sich genauer mit der Immobilienbranche auseinanderzusetzen und auf einen professionellen Property Manager vertrauen zu können.

Bei dem Property Management handelt es sich dabei, um genau zu sein, um ein Teilgebiet des Immobilienmanagements und fällt somit unter den Deckmantel des „operativen Objektmanagements“.

Übersetzt bedeutet Property Management nichts anderes als „Immobilienverwaltung“, wobei die Hautaspekte darin bestehen, Immobilien zu betreuen und zu verwalten. Hinter diesen beiden Hauptaspekten stecken jedoch viele unterschiedliche Aufgaben, mit denen sich Property Manager auseinandersetzen. Unter anderem kümmern sie sich um:

  • die Erfüllung aller gesetzlichen Anforderungen und Vorschriften bezüglich der Verwaltung (wie zum Beispiel Brandschutzbestimmungen, Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften, Umweltauflagen, baurechtliche Normen, etc.)
  • die Instandhaltung des Objektes
  • die Betreuung der Mieter
  • das Vertragsmanagement (unter anderem Mietverträge)
  • die finanzielle Steuerung

All die unterschiedlichen Aufgabenbereiche des Property Managements verfolgen dabei das Ziel:

  • die Investition in die Immobilie zu erhalten oder unter Umständen zu steigern.
  • sicherzustellen, dass die Betriebsabläufe effizient von Statten gehen.
  • zu einer hohen Mieterzufriedenheit zu gelangen.
  • die Eigentümer (Investoren) mit ihren Interessen auf die beste Art zu vertreten.

Zusammengefasst geht es also darum, auf lange Sicht gesehen, die Ausgaben zu reduziere, die Risiken zu senken und die Erträge nachhaltig zu steigern – alles, ohne dass sich die Eigentümer mit der Verwaltung auseinandersetzen müssen. Es bietet sich für Eigentümer also durchaus an, diese Aufgaben auszulagern und auf das Property Management zu vertrauen.

Die Aufgaben des Property Managements detaillierter dargestellt

Beim Property Management geht es nun also darum, dass alle Parteien ihre Verpflichtungen ernst nehmen und ihnen nachkommen, sodass Streitigkeiten auf diese Weise effektiv vorgebeugt werden kann.

Für diese Zwecke übernimmt das Property Management viele unterschiedliche Aufgaben rund um Gesetze, die Mieter und die Instandhaltung des Objektes. Doch, wie sehen die Aufgaben des Property Managements detailliert aus?

Die Betreuung der Mieter

Eigentümer eines Objektes, haben nicht aus Lust und Laune in die Immobilie investiert. Vielmehr erhoffen sie sich, Profit aus der Investition schlagen zu können, um somit nicht nur das investierte Geld wiederzubekommen, sondern auch Gewinn zu erzielen.

Für diese Zwecke spielen die Mieter des Objektes eine wichtige Rolle, da es für den Gewinn des Investors eine wichtige Rolle spielt, dass die Mieter regelmäßig und zuverlässig ihrer Pflicht (Zahlung der Miete) nachkommen. Um sich als Investor und Eigentümer nicht mit der Auswahl und auch der Handhabung und Kommunikation mit den Mietern auseinandersetzen zu müssen, übernimmt das Property Management diese Aufgaben. Unter anderem kümmert es sich darum:

  • die richtigen Mieter auszusuchen
  • Mietverträge vorzubereiten und unterschreiben zu lassen
  • Ansprechpartner für die Mieter und natürlich den Eigentümer zu sein
  • Beschwerden entgegenzunehmen und sich um die Lösungsfindung zu bemühen

Und dabei stets die Interessen seines Kunden – dem Investor/Eigentümer – im Blick zu behalten.

Detailliert heißt das für das Property Management, alleine in dem Bereich der Betreuung der Mieter, ein paar wichtige Aspekte im Hinterkopf zu behalten:

Die Auswahl der Mieter ·         Durchführen von Bonitätsprüfungen

·         Einholung von Referenzen

Die Mietpreisgestaltung ·         Durchführen einer Marktanalyse

·         Festlegen eines wettbewerbsfähigen Mietpreises, der zu derselben Zeit eine angemessene Rendite für das Objekt sicherstellt.

Die Marketingstrategien ·         Bewerben der Immobilie auf unterschiedlichen Plattformen

·         Professionelle Fotos

·         Schalten einer Anzeige

Die professionelle Betreuung der Mieter ·         Engmaschige Kommunikation

·         Entgegennahme von Anfragen und Beschwerden

·         Sicherstellen der Zufriedenheit der Mieter und des Eigentümers

Die Verwaltung der Mietverträge ·         Erstellen rechtskonformer und klar formulierter Mietverträge

·         Festlegung von Mietbedingungen (Absprache mit Eigentümer), Pflichten und Rechten sowohl der Mieter als auch des Eigentümers

Diese Aspekte spielen eine wichtige Rolle für das Property Management, da mit Mietern viele Dinge stehen und fallen. Gute Mieter, die ein langes Mietverhältnis anstreben, sind für Eigentümer unglaublich wichtig und sparen auch dem Property Manager viel Arbeit, Zeit und Stress. Denn die Suche nach neuen Mietern ist nicht immer so einfach.

Die Instandhaltung der Immobilie

Damit die Immobilie ihren Wert erhält oder sogar an Wert gewinnt, besteht eine weitere wichtige Aufgabe des Property Managements darin, sich um die Instandhaltung der Immobilie zu kümmern. Für diese Zwecke übernimmt ein Property Manager in diesem Zusammenhang die folgenden Aufgaben:

  • Überwachen und Koordinieren von Instandhaltungsmaßnahmen
  • Durchführen, bzw. Veranlassung von Wartungsarbeiten und Reparaturen (Heizung, Elektrik, Klima- und Sicherheitssysteme)

Die Gesetzeslage

Property Manager kennen sich mit der Gesetzeslage rund um die Immobilien und den Immobilienmarkt aus, bringen sich immer auf den neuesten Stand der Dinge und stellen somit sicher, dass alle entsprechenden Maßnahmen ergriffen werden, um die Immobilie an die rechtlichen und sicherheitstechnischen Anforderungen anzupassen.

Zu den wichtigen gesetzlichen Vorschriften und Gesetzen, auf die das Property Management dabei achtet, gehören unter anderem:

  • Einhaltung von Brandschutzbestimmungen
  • Erfüllung von baurechtlichen Normen
  • Einhalten von Vorschriften rund um die Gesundheit und die Sicherheit
  • Erfüllung von Umweltauflagen

Die Buchhaltung und das Vertragsmanagement

Wer Profit sagt, muss auch Buchhaltung sagen. Wer eine Immobilie besitzt, muss sich mit der Buchhaltung auseinandersetzen oder diese Aufgaben an einen Property Manager auslagern. Denn dieser kümmert sich um:

  • die Erstellung von Mietabrechnungen
  • die Überwachung der Zahlungseingänge
  • die Verwaltung sämtlicher Verträge (Nebenkostenabrechnungen, Mietanpassungen, Versicherungen, Dienstleistungsverträge, etc.)
  • die Planung des Budgets
  • das Controlling
  • das Erstellen von Finanzberichten

Die Planung

Das Projekt Management setzt sich nicht nur mit dem Status Quo eines Objektes auseinander, sondern es analysiert auch, inwiefern Objektziele des Eigentümers erreicht werden können.

Basierend auf den Zielen, die der Eigentümer bezüglich des Objektes hat, macht ein Projekt Manager eine Bestandsaufnahme, führt Analysen durch und erstellt auf diese Weise Handlungsempfehlungen für das Objekt.

Bei dem Property Management handelt es sich also um einen sehr weitgreifenden Bereich, der Hand in Hand mit vielen verschiedenen Aufgaben geht. Für Immobilien-Besitzer spielt es aus diesem Grund eine wichtige Rolle, sich in die Hände eines guten Property Managements zu begeben und darauf zu vertrauen, dass es die Immobilie nicht nur gut verwaltet, sondern auch die zuvor mitgeteilten Ziele (beispielsweise die Wertsteigerung) verfolgt.